Empresários e gestores concordam que em um mercado cada vez mais competitivo, é essencial adotar uma gestão com foco em produtividade. Para tanto, é importante investir em práticas relacionadas ao gerenciamento do tempo e em ações que fomentem uma cultura organizacional de alta performance, envolvendo aspectos técnicos, estratégicos e comportamentais.

Somente com essa visão mais abrangente, é possível desenvolver uma gestão inteligente, destinada a formar equipes mais integradas e engajadas aos objetivos da empresa.

Conheça agora algumas dicas para facilitar a gestão de tempo para equipes de trabalho.

1. Aposte na organização e mantenha a agenda atualizada

Não há produtividade sem organização. Assim sendo, é fundamental estabelecer procedimentos padronizados e sistematizar as tarefas diárias, respeitando políticas, regras, horários e prazos. Essa prática elimina dúvidas e improvisos, além de otimizar os processos internos. Paralelamente, é preciso manter a agenda atualizada, com uma programação detalhada de compromissos e atividades a serem executadas, compartilhando essas informações com todos os colaboradores.

2. Defina prioridades

Para uma gestão do tempo eficiente, é necessário definir quais as prioridades do negócio e da equipe. O primeiro passo a reconhecer as estratégias da empresa, avaliar demandas e entregas, e assim, ordenar as tarefas de acordo com a relevância.

3. Estabeleça metas individuais e coletivas

Cabe ao gestor desdobrar os macro objetivos corporativos em metas individuais e coletivas. Por meio de uma divisão justa de tarefas, da meritocracia e da delegação de responsabilidades, é possível reforçar a gestão de tempo da equipe e direcionar os esforços, de maneira coerente.

4. Crie planos de ação de curto prazo

Para cada entrega ou meta de curto prazo, é importante desenvolver um plano de ação junto com os colaboradores. Deste modo, todos participam e colaboram ativamente. Além de ajudar a manter o foco, os planos também favorecem a comunicação e realização das atividades com mais qualidade e agilidade.

5. Planeje a rotina da equipe

O planejamento da rotina de trabalho também faz parte da gestão de tempo para equipes, por isso, é preciso cuidar das práticas cotidianas, alocar corretamente os recursos humanos e desenhar processos verdadeiramente eficientes, eliminando desperdícios, falhas e retrabalhos.

6. Evite a procrastinação

A procrastinação é sempre um grande obstáculo para a conquista da produtividade. Adiar a realização de tarefas e principalmente, a tomada de decisões, é um erro de gestão, que causa impactos bastante negativos aos resultados da empresa. Por isso, é importante seguir a agenda, obedecer a lista de prioridades e destinar atenção especial aos pontos críticos. O gestor deve assumir responsabilidades e agir rapidamente para resolver os problemas. Desta maneira, dá o exemplo e incentiva a proatividade da equipe.

7. Evite imprevistos e distrações

Outra dica importante é evitar os imprevistos e distrações, que podem prejudicar o rendimento da equipe. Por isso, alguns fatores exigem cuidado, como o próprio layout e ambientes barulhentos. Também é interessante rever o fluxo de mensagens e emails, e a quantidade de reuniões, além do livre acesso à internet, sem monitoramento da empresa. Neste caso, a recomendação é estipular normas de conduta quanto ao uso de celulares e tablets, de modo a orientar a postura dos colaboradores.

8. Use a tecnologia a seu favor

Atualmente é possível contar com as tecnologias colaborativas para facilitar a gestão de tempo para equipes, como os softwares de gerenciamento de informações, sistemas integrados, aplicativos, chats e redes sociais corporativas. Além permitir uma comunicação mais eficiente e em tempo real, possibilitam o controle das tarefas, o acompanhamento de pendências e o monitoramento do desempenho de todos.

E quais são as suas dicas para otimizar a gestão de tempo da equipe de trabalho? Compartilhe conosco experiências e sugestões!

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