A Uniodonto é uma cooperativa odontológica organizada por cirurgiões-dentistas que se associaram com o intuito de prestar uma assistência odontológica mais acessível, democratizando o acesso da população aos consultórios odontológicos.

Presente no mercado desde 1980, a Uniodonto de Santa Catarina conta com mais de 3 mil cirurgiões-dentistas cooperados, atende a cerca de 120 mil beneficiários e está presente em quase todo o Estado. Sua sede é em Blumenau e possui escritórios de representação nas cidades de Chapecó, Florianópolis, Itajaí, Joinville e Rio do Sul.

O Gerente de Projetos de TI da Uniodonto SC, Chrystian Costa Pimentel (foto ao lado), explica que a cooperativa apresentava grande dependência por aplicações (editores de texto, planilhas eletrônicas, e-mail) para organizar, registrar e controlar as demandas e processos diários. Ele foi o responsável pelo projeto de negociação de contrato, configuração, implantação e treinamento da ferramenta na Uniodonto SC.

Ao perceber a necessidade de um sistema para organizar as atividades da cooperativa, Chrystian fez uma pesquisa de mercado e analisou as melhores soluções para avaliar as funcionalidades, custo, sinergia e viabilidade técnica/operacional. Após a avaliação, o mySuite foi escolhido como solução de comunicação e gestão da informação da cooperativa.

Fábio Tontini, Gerente de TI, foi o responsável pela aprovação final juntamente com a diretoria.

Implantação e uso do mySuite

Chrystian conta como foi a implantação do software mySuite na Uniodonto SC: “Foi preciso quebrar os antigos paradigmas quanto à comunicação e ao registro de demandas”.

O sistema foi implantado em toda a cooperativa, criando uma rede corporativa de compartilhamento de informações e gestão da comunicação. A Uniodonto SC utiliza praticamente todas as funcionalidades do mySuite: Solicitações, Comunicador Interno, Fórum de Discussões, Agenda Colaborativa, Recados, Gestão do Conhecimento, Gestão de Projetos e Tarefas, Formulários e Help Desk.

Os colaboradores interagem entre departamentos e escritórios (filiais e sede) utilizando os recursos Recados e Comunicador Interno, criam Fóruns de Discussão, agendam compromissos e reuniões, resguardam documentos e informações na Gestão do Conhecimento.

Segundo o Gerente de Projetos de TI, o item mais útil do sistema é o recurso de Solicitações Internas: “Esse recurso nos ajudou a organizar, registrar, categorizar e priorizar as demandas internas de suporte de TI. Através do mesmo conseguimos identificar os backlogs, gerenciar os cronogramas, eliminar as solicitações informais e gerenciar melhor os recursos humanos”.

Chrystian fala com satisfação e entusiasmo sobre melhoria nos processos de trabalho que a empresa apresentou após iniciar o uso do mySuite: “integração de comunicação, planejamento, agilidade de informação, melhoria na definição, análise, implantação e execução de projetos. A centralização do conhecimento em uma única ferramenta, o que nos proporcionou melhoria nos processos e registro das informações. Um exemplo são os contratos de fornecedores. Foi um divisor de águas. Foi transformador!”

Confira todos os recursos do mySuite

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Quer saber mais sobre o mySuite?

Se precisar de ajuda, entre em contato com nossos consultores:

• Telefones:
  São Paulo . SP – (11) 3090.7457
  Juiz de Fora . MG – (32) 3216.7365
• Chat / Atendimento Online:
  clique aqui para entrar no site

O mySuite possui integração com o sistema Asterisk / Elastix, que funciona como uma central telefônica digital e possui diversas funcionalidades de um PABX convencional, além de outros recursos fantásticos.

A BraZip Tecnologia indica parceiros que trabalham com o Asterisk e, usando junto com o mySuite, você terá muitas vantagens. Confira!

• Bina Inteligente
  Saiba quem está ligando para você antes de atender.
• Ligações Externas:
  Identificação da chamada, trazendo o histórico do cliente para a tela do sistema com apenas um click.
• Ligações Internas:
  Identificação das ligações entre ramais, mostrando a foto do colaborador.
• Controle de fila de chamada entre ramais
  Quando um ramal estiver ocupado, o mySuite controla a fila e disca para você assim que o ramal liberar.
• Relatório de Ligações
  Tenha em mãos informações inteligentes e confiáveis para tomadas de decisão
• Integração com Help Desk / CRM
  É possível criar um novo Ticket, Solicitação, Tarefa ou Evento para o cliente
• Gerencia o gasto de horas
  A ferramenta de Controle de Horas Previstas e Realizadas é aplicada em todo o sistema. Possibilita que os colaboradores cadastrem o tempo gasto para a realização de atividades e o custo das mesmas.

Ofereça múltiplos canais de atendimento

Fortaleça o relacionamento e ofereça um excelente de Atendimento ao Cliente usando o mySuite.

Aumente os canais diretos de comunicação da empresa e o índice de satisfação.

• Help Desk
  Tem como objetivo organizar a troca de mensagens entre a empresa e os clientes, parceiros e fornecedores.
• Chat / Atendimento Online
  Aumente os canais diretos de comunicação da empresa.
  Elimine a perda de informações com e-mails.
• Atendimento Telefônico
  Registra e controla as ligações telefônicas, computando o tempo e as soluções tomadas durante o atendimento.

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Use o mySuite e ofereça um serviço de Atendimento completo.

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  Juiz de Fora . MG – (32) 3216.7365
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O Gerenciamento de Horas e Valor possibilita que os colaboradores cadastrem o tempo gasto para a realização de atividades e o custo das mesmas.

O cadastro é feito pelo próprio colaborador no ícone “Gerencia Gasto de Horas” existente dentro dos recursos Gerenciador de Tarefas, Help Desk e Solicitações.

Cadastro de Horas e Valor

Para os colaboradores cadastrarem, devem seguir os passos:

• Clicar no botão “Gerencia Gasto de Horas” dentro do ticket, tarefa ou solicitação.

• Informar a data da realização da atividade
• Selecionar o colaborador que realizou a atividade.
• Preencher os campos “Horas e Minutos”, “Valor R$” e “Descrição”
• Selecionar o “Tipo” e a “Classificação”
• Clicar no botão “Adicionar” para incluir tal atividade

Consulta de Horas e Valor

A consulta de atividades com horas e valores já cadastrados pode ser feita diretamente no ticket, na tarefa ou na solicitação que tem a atividade cadastrada.

Para isso, basta clicar no botão “Gerencia Gasto de Horas” para que a janela de “Gerenciamento de Horas” seja exibida.

Já na paleta de “Relatórios”, é possível gerar alguns relatórios referentes há essas horas e valores.

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Para evitar que isso aconteça, é importante conhecer as falhas mais comuns que podem acontecer. Por isso, no post de hoje vamos citar os 6 erros que mais incidem no gerenciamento de projetos. Confira a lista e evite que eles aflijam o seu projeto!

Má qualificação

Administrar um projeto não é tarefa simples, e fica ainda mais difícil se o gerente de projetos não tem os conhecimentos e a experiência necessários. A falta de prática na condução de reuniões e no gerenciamento de riscos e a dificuldade na gestão de pessoas tendem a frustrar completamente os resultados esperados.

Atenção especial também deve ser dada à equipe: assim como o gestor, os membros devem ter as credenciais adequadas para formar um time competente, capaz de cumprir todo o escopo do projeto.

Cronograma pobre

O nível de detalhe do cronograma é outra característica importante, a que, infelizmente, muitos gerentes de projeto não dão atenção especial.

Tarefas consideras críticas devem receber cuidado especial, estar destacadas no cronograma e serem rigorosamente monitoradas quanto às interfaces — ou seja, quanto às tarefas que as sucedem e precedem. As demais tarefas, por sua vez, podem ser gerenciadas em nível macro ou conforme as próprias peculiaridades.

Outro ponto importante é a definição de um cronograma realista, sem metas exageradamente ambiciosas ou inexequíveis, pois isso pode prejudicar o engajamento da equipe. Afinal, se o time não acredita que o cronograma poderá ser cumprido, não verá sentido em se esforçar para atendê-lo.

Procrastinação

Quaisquer situações problemáticas que surgirem no projeto devem ser tratadas imediatamente. O adiamento na solução de pendências não é uma postura que se deva cultivar, pois elas podem, inclusive, se tornar grandes problemas e levar ao fracasso do projeto.

Comunicação deficiente

O universo do gerenciamento de projetos é muito dinâmico e, muitas vezes, não há margem de tempo para corrigir uma tramitação de informação ineficiente ou até mesmo inexistente. Por isso, a comunicação deve ser clara e adequada quanto ao nível do receptor, seja para apresentar o status de um projeto, dar feedback a um membro da equipe, conduzir uma negociação junto ao cliente, atribuir demandas, etc.

No gerenciamento de projetos, todos devem estar cientes não só dos seus próprios papéis e responsabilidades como também dos demais. Assim, quando uma informação for recebida, todos sabem como e com quem compartilhar, mantendo um fluxo dinâmico de comunicação.

Dizer sim a tudo

Em uma demanda, é normal que surjam várias solicitações. O papel do gestor não é tentar atender a todas elas, mas sim analisar de maneira equilibrada qual é a necessidade da solicitação e se ela deve ou não ser implementada.

A postura crítica diante das circunstâncias é o que justifica a atuação de um gestor — ele é o responsável por conduzir o projeto conforme a sua própria experiência, conhecimentos e habilidades, e não de acordo com a vontade ou ingerência de terceiros.

Autoritarismo

O gerente de projetos não deve dizer sim a tudo, mas, por outro lado, também não pode criar um ambiente em que não haja espaço para sugestões. Não é raro encontrar situações em que a equipe de projeto sinta-se desencoraja a fazer sugestões e críticas construtivas aos processos dos quais fazem parte, pois são inibidos por um gestor autoritário.

Os integrantes da equipe, por estar em contato diário com as atividades do projeto, são os mais conscientes das dificuldades e dos problemas. Por isso, sua participação ativa na gestão deve ser incentivada.

Como você pode ver, é fácil incorrer nesses erros, mas eles podem impactar significativa no sucesso do projeto. Por isso, é importante conhecê-los e tentar evitar que aconteçam. Você tem alguma dica para isso? Conte para nós nos comentários!

Ao marcar as etapas que já foram cumpridas, o ícone muda de cor.

Disponível em: Recursos > CheckList > Novo CheckList

Integrado a diversos recursos do mySuite

• Atendimento Online
• Atendimento Telefônico
• Clientes
• Fórum
• Gestão do Conhecimento
• Help Desk
• Recados
• Solicitações
• Tarefas
• Usuários

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Veja a seguir 25 razões para adotar um software Help Desk em sua empresa.

1. Aumenta os canais de comunicação.
2. Reduz problemas.
3. Melhora a comunicação com o cliente.
4. Padroniza as respostas.
5. Mantém um CRM atualizado e de alta performance de consulta.
6. Evita a perda das informações todos os atendimentos ficam arquivados e centralizados em um único lugar.
7. Organização: mantém dados de cadastro, histórico de toda a sua interação com o cliente estarão sempre a mão para pesquisas futuras.
8. Permite com que você conheça o comportamento do seu cliente.
9. Rastreabilidade completa do atendimento. Controla o fluxo de mensagens recebidas pela empresa.
10. Abertura de chamados por tickets. Cada atendimento possui um número único de identificação para que qualquer operador possa dar continuidade ao atendimento, pois terá acesso a todo o histórico do chamado e do cliente.
11. Reduz o uso de email! Com o uso de e-mails para atender clientes, sua empresa perde a referência de um acompanhamento eficiente nas interações.
12. Reduz o número de spams.
13. Aumenta o índice de satisfação do cliente.
14. Diminuição do tempo de resposta para clientes, parceiros, fornecedores e demais colaboradores.
15. Workflow: auxilia a execução das atividades internas.
16. Maior fluidez nas operações e melhoria dos processos internos.
17. Controla o tempo gasto nos atendimentos.
18. Diminui os custos de manutenção e visitas.
19. Diminui os custos com ligações telefônicas.
20. Transparência e excelência na execução de tarefas. Permite a supervisão das tarefas delegadas e controle de prazos de execução.
21. Informa o dia e a hora que a mensagem foi lida.
22. Oferece dados inteligentes para tomada de decisão mais precisas.
23. Controla solicitações de informação, serviço ou suporte interno.
24. Padroniza o trâmite interno, alocando as solicitações diretamente a um colaborador responsável.
25. Mensuração de resultados: através de relatórios e estatísticas, avalie a performance dos atendentes e o índice de satisfação dos clientes.

Veja como o BraZip mySuite pode ajudar a aprimorar seu Atendimento

Com o mySuite, sua empresa vai oferecer um completo serviço de atendimento, com Help Desk, Chat / Atendimento Online e registros de Atendimento Telefônico.

Gerencie toda a comunicação com seu cliente em um único sistema. Todas as informações ficam gravadas no mySuite, não sendo possível apagá-las.

Usado por mais de 5.000 empresas em mais de 10 países, o mySuite é um software de gestão da informação que conta com várias ferramentas que atendem às necessidades operacionais e gerenciais da sua empresa. Um dos grandes diferenciais é a diversidade de recursos disponíveis. O software conta com múltiplas ferramentas, que atendem às necessidades da sua empresa.

O recurso Help Desk do BraZip mySuite

O recurso de Help Desk do mySuite proporciona à sua empresa uma ferramenta de comunicação que funciona 24 horas, mesmo que não haja um funcionário online o tempo todo para responder às mensagens.

Com o Help Desk, a empresa organiza os atendimentos através de um histórico que guarda automaticamente os atendimentos feitos a todos os clientes, de todos os assuntos e em qualquer época.

Confira todos os recursos

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O FGV Online é o programa de educação a distância da Fundação Getulio Vargas. Referência nacional em educação continuada, o FGV Online foi criado em 2000, com a missão de desenvolver e gerenciar tecnologias, metodologias e soluções específicas de ensino a distância, sob a responsabilidade acadêmica das escolas e dos institutos da FGV, no âmbito nacional e internacional, liderando e inovando em serviços educacionais de qualidade. Sua visão é ser referência internacional na distribuição de produtos e serviços educacionais inovadores e de alta qualidade no ensino a distância.

O FGV Online atende a alunos de graduação, pós-graduação e MBA, executivos e empreendedores, além das universidades corporativas que desenvolvem projetos de e-learning.

O mySuite tem uma excelente interface para registro das informações

A qualidade do atendimento do FGV Online ao aluno – cliente da FGV – deu um salto significativo com a utilização do recurso Help Desk do mySuite, pois a ferramenta proporciona transparência e celeridade na comunicação com os mesmos.

Através do recurso Gestão do Conhecimento, torna-se possível consultar e compartilhar documentos importantes, necessários ao atendimento, tais como: regulamentos de cursos, diretrizes dos diversos projetos existentes em nosso Programa, dentre outras informações internas.

O recurso Help Desk, além de proporcionar uma excelente interface para registro das informações, proporciona também diferentes opções de busca através dos diversos filtros disponíveis.

Com o recurso Solicitações e o Comunicador Interno, é possível tratar e acompanhar todos os atendimentos e o status das demandas dos alunos e clientes corporativos.

Além disso, os relatórios do mySuite contribuem muito para a montagem de indicadores de desempenho das áreas de atendimento.

Segundo Anderson Rodrigues, coordenador de suporte técnico, a principal vantagem em se utilizar o mySuite é ter em mãos uma ferramenta completa de comunicação, com recursos integrados que permitem:

• Registrar os atendimentos – manter históricos de incidentes / solicitações;
• Qualificar o atendimento – diminuição das chamadas telefônicas e e-mails;
• Medir a produtividade de cada colaborador no atendimento aos alunos;
• Montar Indicadores – permitir gerar estatísticas, definir metas e referências de qualidade;
• Facilitar o controle dos atendimentos – permite acompanhar as solicitações: da sua abertura ao seu fechamento;
• Compartilhar conhecimentos – Organização e divulgação de informações e documentos diversos: diretrizes, regulamentos, etc.;
• Pesquisar a satisfação dos atendimentos.

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