Investir na gestão do tempo e na organização das tarefas é o caminho para quem busca ser mais produtivo.

Confira a seguir 6 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

1. Saiba delegar
   Uma delegação assertiva aumenta o rendimento da equipe.
2. Defina metas para o time
   Bons colaboradores gostam de desafios. Ao delegar, defina metas e prazos reais.
3. Saiba priorizar
   Crie níveis de acordo com a prioridade de cada trabalho.
4. Organize e planeje
   Crie checkLists para auxiliar na execução das tarefas.
5. Acompanhe as atividades dê feedback
   Ao oferecer retornos constantes, sua equipe passa a ter um menor número de erros, diminuindo o retrabalho.
6. Invista em tecnologia
   Sistemas de gestão de projetos e tarefas são grandes aliados. Através das funcionalidades oferecidas pelas ferramentas de colaboração, é possível aumentar a produtividade das equipes, já que essas soluções permitem uma maior conectividade.

A seguir, mostramos duas soluções oferecidas pela BraZip Tecnologia que podem dar suporte à Gestão de Projetos e Tarefas da equipe. Confira!

BraZip mySuite

O BraZip mySuite é uma solução fantástica de gestão da informação e comunicação, que possui várias ferramentas que atendem às necessidades operacionais e gerenciais da sua empresa.

O sistema mySuite possui uma ferramenta de Gestão de Projetos e Tarefas, que auxilia gerentes na delegação, acompanhamento, controle e execução de tarefas.

Com uma interface simples e agradável, o mySuite permite que, em poucos segundos, você crie um projeto e depois adicione tarefas.

BraZip Scrum

O sistema BraZip Scrum é utilizado por empresas de diversos segmentos que querem melhorar o acompanhamento de seus projetos.

Com o uso de uma ferramenta dinâmica, estabeleça custos e prazos confiáveis, aumentando sua produtividade e diminuindo o estresse.

Cloud Computing

O mySuite e o BraZip Scrum são soluções acessadas pela internet, de fácil implantação, com planos que correspondem ao nível de utilização, sem custos adicionais de aquisição.

Você tem acesso aos projetos da sua empresa, a qualquer hora e de qualquer parte do mundo. Para usar os sistemas, basta ter um computador com acesso à internet.

Quer saber mais sobre o mySuite ou sobre o BraZip Scrum?

Se precisar de ajuda, entre em contato com nossos consultores:

• Telefones:
  São Paulo . SP – (11) 3090.7457
  Juiz de Fora . MG – (32) 3216.7365
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• Site mySuite
• Site BraZip Scrum

E você, sabe como investir na organização do tempo e das tarefas da sua empresa? Comente! E fique por dentro das novidades que vão otimizar a sua gestão!

Aproveite para ler também nosso post 20 dicas para motivar a sua equipe.

A metodologia Scrum baseia-se em três pilares. Confira!

1. Transparência

   O cliente participa ativamente do desenvolvimento, acompanhando o resultado.

   Eles tornam-se parte da equipe de desenvolvimento (devem estar genuinamente interessados na saída).

2. Inspeções múltiplas

   No Scrum, acontecem reuniões frequentes com os todos os envolvidos no processo para monitorar o progresso do projeto.

   O acompanhamento constante faz com que o número de erros seja mínimo.

3. Adaptação

   É uma metodologia adaptável, porque as entregas são feitas rapidamente.

Conheça o BraZip Scrum

O sistema BraZip Scrum é utilizado por empresas de diversos segmentos que querem melhorar o acompanhamento de seus projetos.

Com o uso de uma ferramenta dinâmica, estabeleça custos e prazos confiáveis, aumentando sua produtividade e diminuindo o estresse.

Armazenamento em nuvem

O BraZip Scrum é uma solução online, baseada nos conceitos de Cloud Computing, de fácil implantação. Utilizando o BraZip Scrum, você poderá ter acesso a todos os projetos da sua empresa, a qualquer hora e de qualquer parte do mundo. Para usar o BraZip Scrum, basta ter um computador com acesso à internet.

Com planos que correspondem ao nível de utilização, sem custos adicionais de aquisição. São oferecidos backup, replicação dos dados, atualizações e suporte gratuito via ticket / Help Desk, Atendimento Online ou telefone.

Quer saber mais sobre o BraZip Scrum?

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• Site BraZip Scrum

Hoje estamos aqui para falar sobre o software online BraZip Scrum.

Confira!

Desenvolvimento ágil com o BraZip Scrum

Desenvolvido pela BraZip Tecnologia, o BraZip Scrum é um sistema online que vai auxiliar no planejamento e gerenciamento de projetos e desenvolvimento.

Muito utilizado para gerenciamento de projetos de software, o uso do método Scrum se aplica qualquer tipo de empresa: studios de criação de sites, escritórios de engenharia e arquitetura, agências de publicidade, empresas de consultoria, equipes de manutenção de software ou como uma abordagem geral de gerenciamento de projetos/programas.

Vantagens do BraZip Scrum

Veja como o BraZip Scrum vai ajudar sua equipe:

• Kanban virtual
  Também conhecido como e-kanban, o BraZip Scrum possui um quadro Kanban eletrônico.
  Visualize todas as etapas do projeto.
• Organização
  Organização completa em todas as etapas.
  Definição e gerenciamento de metas dentro de cada projeto.
• Planejamento
  Acompanhamento constante de todo o processo de desenvolvimento.
• Reduz o retrabalho
  Diminui o número de erros.
• Produtividade
  Entregas rápidas e metodologia adaptável.
  Controle administrativo de forma totalmente organizada e rápida.
• Excelência
  O BraZip Scrum vai tornar muito mais eficientes o planejamento, a execução e a conclusão dos seus projetos.

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Neste artigo vamos explicar um pouco sobre cada uma delas. Confira!

A Metodologia Scrum

Scrum é uma metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos.

Muito utilizado para gerenciamento de projetos de software, o uso do método Scrum se aplica qualquer tipo de empresa.

Desenvolvido pela BraZip Tecnologia, hoje o BraZip Scrum é um sistema online usado por empresas de desenvolvimento web, escritórios de engenharia, escritórios de arquitetura, agências de publicidade, empresas de consultoria, equipes de manutenção ou como uma abordagem geral de gerenciamento de projetos/programas.

O Método Kanban

Kanban é uma palavra de origem japonesa que significa “quadro visual”.

O Kanban utiliza cartões coloridos (geralmente post-its) em um quadro para indicar o fluxo das atividades.

Estas tarefas são divididas em 4 fases / status:

1. A fazer
2. Em execução
3. A verificar
4. Concluído

O método Kanban para desenvolvimento de projetos e processos ágeis

Assim como a metodologia Scrum, o método Kanban também é usado no desenvolvimento ágil de projetos e permite otimizar a produção e, consequentemente, agilizar a entrega.

O BraZip Scrum possui um quadro Kanban eletrônico (também conhecido como e-kanban), onde a equipe poderá acompanhar visualmente todas as atividades do projeto.

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Automatização de Tarefas

A opção de Lote de Tarefas pode ser utilizado quando tiver a necessidade de criar várias Tarefas de um determinado processo.

Desta forma, é possível criar um modelo de atividades para que sejam replicadas sempre que processo em questão for executado novamente, sem precisar criar todas as Tarefas uma a uma.

Anexe documentos

Implementada a opção que permite anexar documentos em Tarefas que compõe modelo de Lote de Tarefas.

Você ainda poderá criar uma referência de arquivo já anexado em outra área do sistema e usar a opção “colar link”.

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Para evitar que isso aconteça, é importante conhecer as falhas mais comuns que podem acontecer. Por isso, no post de hoje vamos citar os 6 erros que mais incidem no gerenciamento de projetos. Confira a lista e evite que eles aflijam o seu projeto!

Má qualificação

Administrar um projeto não é tarefa simples, e fica ainda mais difícil se o gerente de projetos não tem os conhecimentos e a experiência necessários. A falta de prática na condução de reuniões e no gerenciamento de riscos e a dificuldade na gestão de pessoas tendem a frustrar completamente os resultados esperados.

Atenção especial também deve ser dada à equipe: assim como o gestor, os membros devem ter as credenciais adequadas para formar um time competente, capaz de cumprir todo o escopo do projeto.

Cronograma pobre

O nível de detalhe do cronograma é outra característica importante, a que, infelizmente, muitos gerentes de projeto não dão atenção especial.

Tarefas consideras críticas devem receber cuidado especial, estar destacadas no cronograma e serem rigorosamente monitoradas quanto às interfaces — ou seja, quanto às tarefas que as sucedem e precedem. As demais tarefas, por sua vez, podem ser gerenciadas em nível macro ou conforme as próprias peculiaridades.

Outro ponto importante é a definição de um cronograma realista, sem metas exageradamente ambiciosas ou inexequíveis, pois isso pode prejudicar o engajamento da equipe. Afinal, se o time não acredita que o cronograma poderá ser cumprido, não verá sentido em se esforçar para atendê-lo.

Procrastinação

Quaisquer situações problemáticas que surgirem no projeto devem ser tratadas imediatamente. O adiamento na solução de pendências não é uma postura que se deva cultivar, pois elas podem, inclusive, se tornar grandes problemas e levar ao fracasso do projeto.

Comunicação deficiente

O universo do gerenciamento de projetos é muito dinâmico e, muitas vezes, não há margem de tempo para corrigir uma tramitação de informação ineficiente ou até mesmo inexistente. Por isso, a comunicação deve ser clara e adequada quanto ao nível do receptor, seja para apresentar o status de um projeto, dar feedback a um membro da equipe, conduzir uma negociação junto ao cliente, atribuir demandas, etc.

No gerenciamento de projetos, todos devem estar cientes não só dos seus próprios papéis e responsabilidades como também dos demais. Assim, quando uma informação for recebida, todos sabem como e com quem compartilhar, mantendo um fluxo dinâmico de comunicação.

Dizer sim a tudo

Em uma demanda, é normal que surjam várias solicitações. O papel do gestor não é tentar atender a todas elas, mas sim analisar de maneira equilibrada qual é a necessidade da solicitação e se ela deve ou não ser implementada.

A postura crítica diante das circunstâncias é o que justifica a atuação de um gestor — ele é o responsável por conduzir o projeto conforme a sua própria experiência, conhecimentos e habilidades, e não de acordo com a vontade ou ingerência de terceiros.

Autoritarismo

O gerente de projetos não deve dizer sim a tudo, mas, por outro lado, também não pode criar um ambiente em que não haja espaço para sugestões. Não é raro encontrar situações em que a equipe de projeto sinta-se desencoraja a fazer sugestões e críticas construtivas aos processos dos quais fazem parte, pois são inibidos por um gestor autoritário.

Os integrantes da equipe, por estar em contato diário com as atividades do projeto, são os mais conscientes das dificuldades e dos problemas. Por isso, sua participação ativa na gestão deve ser incentivada.

Como você pode ver, é fácil incorrer nesses erros, mas eles podem impactar significativa no sucesso do projeto. Por isso, é importante conhecê-los e tentar evitar que aconteçam. Você tem alguma dica para isso? Conte para nós nos comentários!

Conheça agora algumas vantagens do uso destas ferramentas colaborativas.

Otimização da comunicação interna

Por meio de um software de gestão da informação é possível melhorar significativamente a comunicação interna da empresa. As redes sociais corporativas são recursos bastante úteis e podem substituir os aplicativos mais populares, de modo a reduzir também a perda de produtividade com assuntos não relacionados aos negócios. Além disso, o recurso permite a criação de salas de reunião online e a conversa em tempo real com os colaboradores, em ambiente reservado. Profissionais que atuam em outros escritórios, filiais ou em home office podem ser conectados facilmente. Assim, todos recebem informações, orientações e direcionamentos, de maneira simples e rápida, alinhando prioridades, esclarecendo dúvidas e solucionando problemas.

Integração entre empresa, fornecedores, parceiros e clientes

O software de gestão de informação também é capaz de melhorar a comunicação entre a empresa, fornecedores, parceiros e clientes, estreitando os relacionamentos e aprimorando os processos internos. Os contatos são facilitados, o que impacta diretamente na qualidade do atendimento, nos níveis de satisfação e de confiança entre as partes.

Reorganização de processos com foco em produtividade

Outro aspecto importante é a utilização do software para reorganizar e padronizar os processos, além de documentar e centralizar todas essas informações. Desta forma, é possível avaliar as atividades, buscar sinergias e identificar pontos de melhoria, eliminando retrabalhos, tarefas em duplicidade, relatórios e controles desnecessários. O importante é manter o foco na produtividade, através de soluções tecnológicas capazes de facilitar a operação.

Gestão do conhecimento

Uma preocupação comum ao mundo corporativo, é a gestão do conhecimento, pois esse conceito engloba todo o know-how e a competência da empresa, por isso, demanda cuidado e atenção. Através do software, também é possível centralizar documentos corporativos, além de compartilhar os arquivos com as equipes e outras organizações, interna e externamente, de forma segura. Além disso, mantém os registros e facilita as buscas e atualizações necessárias. Enviar e receber dados passa a ser uma prática simples, eliminando a chance de perda de documentos.

Redução de custos e desperdícios

Com a otimização dos processos e da comunicação interna, há também uma sensível redução de custos, que envolve telefonemas e deslocamento de colaboradores entre escritórios, por exemplo, e também de desperdícios, em especial, de tempo e recursos humanos, que devem estar direcionados a realização de atividades realmente importantes para a empresa.

Gerenciamento de tarefas

O gerenciamento ativo das tarefas pode ser conseguido por meio do mesmo software, uma vez que a ferramenta permite delegar tarefas, controlar pendências por projeto, estabelecer níveis de prioridade, acompanhar prazos de execução e entregas, e ainda organizar atividades diárias. Desta forma, é possível ter uma visão mais ampla das demandas e da performance das equipes.

Relatórios inteligentes

Uma das vantagens do uso de ferramentas colaborativas é o acesso a relatórios inteligentes e integrados, que permitem uma tomada de decisões mais assertiva. Através de gráficos, dados quantitativos e qualitativos, é possível monitorar a produtividade dos colaboradores, atendimentos telefônicos, horas gastas por projeto, índice de satisfação dos clientes, além de diversos outros dados gerenciais.

Sua empresa já utiliza ferramentas colaborativas? Compartilhe conosco sua experiência! Assine a nossa newsletter e fique por dentro de novidades para a gestão do seu negócio.

Leia também

Você já ouviu falar em Gerenciamento do Conhecimento?

Neste contexto, é importante fazer uso de soluções tecnológicas que possam colaborar para o fim da baixa produtividade da equipe. Atualmente, já existem diversos serviços acessíveis totalmente online, que permitem que colaboradores localizados em diferentes cidades, estados e países, trabalhem de modo integrado e produtivo. Essas soluções são conhecidas como tecnologias colaborativas ou, ainda, como ferramentas de colaboração corporativa. Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo este post:

O que são tecnologias colaborativas

As tecnologias colaborativas exploram o avanço e as facilidades dos conceitos de cloud computing ou computação em nuvem, disponibilizando uma série de recursos para melhorar e agilizar a comunicação corporativa interna, organizar o capital intelectual e padronizar tarefas e otimizar processos de maneira prática, segura e inovadora.

Reconhecidamente, a competência mais importante no mundo corporativo é a capacidade de fazer e manter conexões, seja entre profissionais, ideias, tecnologias ou objetivos. Por isso, essas tecnologias ganharam espaço, pois facilitam a participação, a criação em conjunto, a distribuição correta de tarefas, o engajamento e o senso de pertencimento.

Como aumentar a produtividade

Através das funcionalidades oferecidas pelas ferramentas de colaboração, é possível aumentar a produtividade das equipes, já que essas soluções permitem uma maior conectividade e, com isso, processos e projetos ganham uma nova dinâmica.

Qualidade da comunicação interna e externa

Por meio de comunicadores internos, é fácil conectar vários colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros do negócio em uma mesma conversa. Também é simples criar salas de reunião online, para discussão de projetos, alinhamento de informações e esclarecimento de dúvidas, evitando atrasos, retrabalhos, prejuízos e danos à imagem da empresa. Uma equipe bem informada é muito mais produtiva.

Agilidade para a tomada de decisões

Uma comunicação mais ágil e prática possibilita também uma sensível melhoria no sistema de tomada de decisões da empresa. É possível buscar outras opiniões, coletar dados, confirmar números e avaliar relatórios rapidamente, o que assegura uma visão mais abrangente do negócio. Dessa maneira, as escolhas passam a ser mais eficientes.

Compartilhamento e armazenamento de documentos

As ferramentas colaborativas também permitem o armazenamento e o compartilhamento de documentos de forma segura, sem o risco de extravio ou perda da informação. Deste modo, os arquivos podem ser acessados de qualquer lugar, facilitando a rotina de trabalho e combatendo a baixa produtividade da equipe.

Trabalho remoto

A tecnologia colaborativa é a grande responsável pela expansão do trabalho remoto no Brasil, pois assegura as condições necessárias para a realização das tarefas a distância, propicia flexibilidade e também amplia as possibilidades de atuação profissional. Com esses recursos, não há mais a obrigatoriedade de colaborador estar no escritório para produzir, conceito esse que pode reduzir algumas despesas fixas da empresa, além de alavancar o rendimento dos times.

Organização e gerenciamento de tarefas

Com o uso das plataformas, é possível reorganizar os processos internos, adotar padrões e eliminar desperdícios. Dessa maneira, as tarefas também podem ser organizadas e gerenciadas por meio de recursos para delegação de ações, acompanhamento de prazos e entregas, controle de pendências por projeto, estabelecimento de prioridades e listagem das atividades diárias de acordo com a urgência. É preciso lembrar que organização e padronização são etapas importantes na busca por uma maior produtividade.

E você, sabe como aplicar tecnologias colaborativas para melhorar a baixa produtividade da sua empresa? Comente! E fique por dentro das novidades que vão otimizar a sua gestão, assine a nossa newsletter!

Aproveite para ler também nosso post sobre Gestão do Conhecimento e Multiplicadores de Conhecimento.

Scrum é um esqueleto de processo que contém grupos de práticas e papéis pré-definidos.

A organização de uma boa equipe de trabalho é fundamental para a obtenção de resultados de qualidade e que estejam dentro do prazo.

Um sistema de gerenciamento de permissões possibilita manutenção do foco de trabalho e evita perda de informações.

O que é Scrum?

O Scrum é um processo de desenvolvimento iterativo e incremental para gerenciamento de projetos e desenvolvimento ágil de software.

O Scrum não é um processo que descreve o que fazer em cada situação. Ele é usado para trabalhos complexos nos quais é impossível predizer tudo o que irá ocorrer.

Muito utilizado para gerenciamento de projetos de software, o uso do Scrum também se aplica a empresas que criam sites, escritórios de engenharia e arquitetura, agências de publicidade, empresas de consultoria, equipes de manutenção de software ou como uma abordagem geral de gerenciamento de projetos/programas.

7 características da metodologia Scrum

1. Clientes se tornam parte da equipe de desenvolvimento (devem estar genuinamente interessados na saída);
2. Entregas intermediárias frequentes com 100% de funcionalidade;
3. Planos frequentes de mitigação de riscos desenvolvidos pela equipe com discussões de status do projeto.
4. Discussões diárias na qual cada membro da equipe responde às seguintes perguntas:

5. Reuniões frequentes com os stakeholders (todos os envolvidos no processo) para monitorar o progresso;
6. Problemas não são ignorados e ninguém é penalizado por reconhecer ou descrever qualquer problema não visto. Sempre com desenvolvimento e planejamento transparente;
7. Locais e horas de trabalho devem ser energizadas, no sentido de que “trabalhar horas extras” não necessariamente significa “produzir mais”.

BraZip Scrum: Rapidez e Eficiência

O BraZip Scrum é uma solução simples e intuitiva, que utiliza os conceitos da metodologia Scrum, tornando muito mais eficientes o planejamento, a execução e a conclusão dos seus projetos. Com o uso de uma ferramenta dinâmica, estabeleça custos e prazos confiáveis, aumentando sua produtividade e diminuindo o estresse.

Quer saber mais sobre o BraZip Scrum?

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