Para assegurar a troca de informações diárias, é preciso buscar soluções tecnológicas que facilitem o contato, agilizem as tarefas, aumentem a colaboração interna e consequentemente, a produtividade dos times.

Dentre essas soluções, o e-mail foi a ferramenta mais utilizada durante muito tempo, porém, o uso excessivo deste recurso pode ter efeito contrário, piorando o fluxo de informações, de modo que dados importantes não cheguem corretamente ao público alvo. Assim, as redes sociais corporativas começaram a ganhar espaço nas estratégias de comunicação interna, pois são mais completas e oferecem uma série de possibilidades interessantes.

O que são e como funcionam as redes sociais corporativas?

Em uma plataforma online, as redes sociais corporativas reúnem colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros do negócio. Em algumas situações, podem ser restritas apenas as equipes, sem a necessidade de expandir o acesso a terceiros. O formato depende das características e necessidades da própria empresa. Na verdade, trata-se de um novo modelo de comunicação, que vem complementar a lista das ferramentas utilizadas atualmente, como intranets e o próprio e-mail, visando otimizar a gestão e também, o sistema de tomada de decisões.

O que pode ser feito através de uma rede social corporativa?

Conheça algumas atividades que podem ser simplificadas através do uso das redes sociais corporativas.

Conversas pontuais

Os comunicadores internos, semelhantes aos aplicativos mais conhecidos, permitem a troca de mensagens entre colaboradores, de forma imediata e prática. Assim, é possível manter conversas online com profissionais que atuam em outros escritórios ou em home office, por exemplo. Clientes, fornecedores e parceiros podem ser conectados facilmente, propiciando mais velocidade e qualidade aos processos e ao atendimento.

Reuniões e fóruns de discussão

Também é possível criar salas de reunião online e promover fóruns de discussão, com vários colaboradores, sem que haja a necessidade de qualquer deslocamento. Desta forma, fica mais fácil acompanhar os projetos em andamentos, alinhar informações, esclarecer dúvidas, definir prioridades e direcionar os recursos disponíveis.

Compartilhamento seguro de arquivos e documentos corporativos

Por meio das redes sociais corporativas, todos podem armazenar e compartilhar normas, políticas, arquivos e documentos com segurança, sem o risco de perda ou extravio das informações. E ainda permite a busca, a consulta e a atualização destes documentos, sempre que necessário, de maneira simples e rápida.

Padronização de processos

Com uma plataforma estruturada, os processos internos podem ser padronizados e reorganizados, eliminado tarefas desnecessárias ou em duplicidade, e gerando relatórios mais inteligentes e completos, que auxiliam a gestão corporativa.

Gerenciador de tarefas

As redes sociais corporativas também permitem o gerenciamento de tarefas em tempo real. Com esse recurso, é possível delegar responsabilidades, controlar pendências, monitorar prazos, entregas, prioridades e até mesmo definir as atividades diárias.

Tomada de decisões

A tomada de decisões também é beneficiada quando as informações estão centralizadas, os processos reorganizados e as tarefas devidamente gerenciadas. Deste modo, é possível agilizar o planejamento e a execução de medidas estratégicas.

Atendimento online

Outra atividade que pode ser otimizada é o atendimento online. Por meio deste recurso, é mais fácil estreitar o relacionamento entre empresa e clientes, facilitando o contato direto e melhorando a comunicação. Além disso, há ferramentas para registro de telefonemas, tempo dedicado a cada atendimento e acompanhamento da produtividade da equipe.

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Em um mercado cada vez mais competitivo, a gestão da produtividade se tornou uma obrigação para todas as empresas. Processos e equipes eficientes são capazes de garantir o crescimento e o sucesso dos negócios, evitando desperdícios de recursos, retrabalhos, perdas e atrasos. Porém, no mundo corporativo, é possível encontrar algumas interpretações equivocadas sobre o que é ser produtivo.

Empresários e gestores precisam compreender quais os mitos e verdades sobre gestão da produtividade, a fim otimizar verdadeiramente as suas próprias rotinas, bem como as de seus colaboradores.

Mitos e verdades sobre a gestão da produtividade

“Ser produtivo é estar sempre ocupado”

MITO. Um profissional que está sempre ocupado, tomado por centenas de atividades, não é necessariamente produtivo. É mais interessante a dedicação a algumas tarefas, com foco e empenho, para que sejam, de fato, bem-feitas, do que tentar realizar uma infinidade de tarefas, com baixa qualidade. É essencial priorizar os assuntos mais relevantes, estabelecer uma ordem de ação e atuar com concentração em cada objetivo.

“Produtividade depende também de padronização e método”

VERDADE. Processos eficientes precisam de padronização e método. Desta forma, é possível estabelecer procedimentos, formas de trabalho, sequência de atividades, sempre da maneira mais produtiva e ágil. Vale ressaltar que a padronização não pode ser um limitador ao pensamento criativo. Os padrões devem ser reavaliados com frequência, na intenção de aprimorar as práticas e ganhar produtividade.

“Trabalhar constantemente sob pressão aumenta a produtividade”

MITO. Poucos profissionais são mais produtivos sob pressão. Nestes casos, o equilíbrio emocional é extremamente exigido, o estresse, a ansiedade e os conflitos surgem com mais força e causam prejuízos aos projetos e as relações.

“A produtividade é influenciada por fatores externos”

VERDADE. Distrações causam uma sensível redução na produtividade do profissional e das equipes. Assim, o acesso à internet, as redes sociais e ao telefone deve ser administrado corretamente, bem como conversas paralelas, que colaboram para a perda do foco e da atenção.

“E-mails são a melhor forma de colaboração”

MITO. Apesar de serem ótimas ferramentas para comunicação, os e-mails não são a melhor forma de colaboração corporativa. O contato pessoal é muito mais produtivo, tanto para esclarecer dúvidas e alinhar ações, como para reforçar a interação entre os colaboradores, a troca de ideias e experiências e a construção de parcerias. É interessante utilizar os e-mails para envio de dados e arquivos, mas esta não deve ser a única forma de participação e conexão entre os profissionais.

“Conhecimento favorece a produtividade”

VERDADE. Profissionais qualificados e atualizados são mais produtivos. Por isso, é importante investir em treinamento e desenvolvimento. Conteúdos técnicos e também comportamentais são fundamentais, no sentido de tornar as equipes mais completas e prontas para enfrentar os desafios futuros.

“Ser multitarefa ajuda a produzir mais”

MITO. Muitas vezes, tentar realizar várias atividades ao mesmo tempo só causa atrasos e retrabalhos. Na verdade, alternar demandas e tarefas pode ser um grande desperdício de energia.

“Delegação assertiva aumenta a produtividade da equipe”

VERDADE. A delegação de autoridade e responsabilidades favorece muito a produtividade das equipes. A descentralização do poder permite uma desburocratização dos processos e, assim, é possível ganhar agilidade e qualidade.

“Reuniões são o mesmo que trabalho”

MITO. Reuniões são importantes meios para discussão de projetos, planejamento de ações e principalmente, para compartilhamento de informações. Mas jamais devem se tornar estéreis ou inúteis, apenas como parte da agenda diária dos colaboradores. É essencial cuidar para que as reuniões sejam rápidas, estruturadas e produtivas.

“A tecnologia pode ser aliada da produtividade”

VERDADE. A tecnologia pode colaborar muito com a produtividade individual e coletiva. Soluções tecnológicas, sistemas e softwares de gestão, aplicativos para comunicação interna e externa, ferramentas para contato e atendimento a clientes, recursos para administração de tarefas, são alguns exemplos de alternativas capazes de facilitar as rotinas de trabalho e produzir melhores resultados.

E então, tem algum mito ou alguma verdade a acrescentar a essa lista? Deixe um comentário e participe da conversa!