Para evitar que isso aconteça, é importante conhecer as falhas mais comuns que podem acontecer. Por isso, no post de hoje vamos citar os 6 erros que mais incidem no gerenciamento de projetos. Confira a lista e evite que eles aflijam o seu projeto!

Má qualificação

Administrar um projeto não é tarefa simples, e fica ainda mais difícil se o gerente de projetos não tem os conhecimentos e a experiência necessários. A falta de prática na condução de reuniões e no gerenciamento de riscos e a dificuldade na gestão de pessoas tendem a frustrar completamente os resultados esperados.

Atenção especial também deve ser dada à equipe: assim como o gestor, os membros devem ter as credenciais adequadas para formar um time competente, capaz de cumprir todo o escopo do projeto.

Cronograma pobre

O nível de detalhe do cronograma é outra característica importante, a que, infelizmente, muitos gerentes de projeto não dão atenção especial.

Tarefas consideras críticas devem receber cuidado especial, estar destacadas no cronograma e serem rigorosamente monitoradas quanto às interfaces — ou seja, quanto às tarefas que as sucedem e precedem. As demais tarefas, por sua vez, podem ser gerenciadas em nível macro ou conforme as próprias peculiaridades.

Outro ponto importante é a definição de um cronograma realista, sem metas exageradamente ambiciosas ou inexequíveis, pois isso pode prejudicar o engajamento da equipe. Afinal, se o time não acredita que o cronograma poderá ser cumprido, não verá sentido em se esforçar para atendê-lo.

Procrastinação

Quaisquer situações problemáticas que surgirem no projeto devem ser tratadas imediatamente. O adiamento na solução de pendências não é uma postura que se deva cultivar, pois elas podem, inclusive, se tornar grandes problemas e levar ao fracasso do projeto.

Comunicação deficiente

O universo do gerenciamento de projetos é muito dinâmico e, muitas vezes, não há margem de tempo para corrigir uma tramitação de informação ineficiente ou até mesmo inexistente. Por isso, a comunicação deve ser clara e adequada quanto ao nível do receptor, seja para apresentar o status de um projeto, dar feedback a um membro da equipe, conduzir uma negociação junto ao cliente, atribuir demandas, etc.

No gerenciamento de projetos, todos devem estar cientes não só dos seus próprios papéis e responsabilidades como também dos demais. Assim, quando uma informação for recebida, todos sabem como e com quem compartilhar, mantendo um fluxo dinâmico de comunicação.

Dizer sim a tudo

Em uma demanda, é normal que surjam várias solicitações. O papel do gestor não é tentar atender a todas elas, mas sim analisar de maneira equilibrada qual é a necessidade da solicitação e se ela deve ou não ser implementada.

A postura crítica diante das circunstâncias é o que justifica a atuação de um gestor — ele é o responsável por conduzir o projeto conforme a sua própria experiência, conhecimentos e habilidades, e não de acordo com a vontade ou ingerência de terceiros.

Autoritarismo

O gerente de projetos não deve dizer sim a tudo, mas, por outro lado, também não pode criar um ambiente em que não haja espaço para sugestões. Não é raro encontrar situações em que a equipe de projeto sinta-se desencoraja a fazer sugestões e críticas construtivas aos processos dos quais fazem parte, pois são inibidos por um gestor autoritário.

Os integrantes da equipe, por estar em contato diário com as atividades do projeto, são os mais conscientes das dificuldades e dos problemas. Por isso, sua participação ativa na gestão deve ser incentivada.

Como você pode ver, é fácil incorrer nesses erros, mas eles podem impactar significativa no sucesso do projeto. Por isso, é importante conhecê-los e tentar evitar que aconteçam. Você tem alguma dica para isso? Conte para nós nos comentários!

Conheça agora algumas vantagens do uso destas ferramentas colaborativas.

Otimização da comunicação interna

Por meio de um software de gestão da informação é possível melhorar significativamente a comunicação interna da empresa. As redes sociais corporativas são recursos bastante úteis e podem substituir os aplicativos mais populares, de modo a reduzir também a perda de produtividade com assuntos não relacionados aos negócios. Além disso, o recurso permite a criação de salas de reunião online e a conversa em tempo real com os colaboradores, em ambiente reservado. Profissionais que atuam em outros escritórios, filiais ou em home office podem ser conectados facilmente. Assim, todos recebem informações, orientações e direcionamentos, de maneira simples e rápida, alinhando prioridades, esclarecendo dúvidas e solucionando problemas.

Integração entre empresa, fornecedores, parceiros e clientes

O software de gestão de informação também é capaz de melhorar a comunicação entre a empresa, fornecedores, parceiros e clientes, estreitando os relacionamentos e aprimorando os processos internos. Os contatos são facilitados, o que impacta diretamente na qualidade do atendimento, nos níveis de satisfação e de confiança entre as partes.

Reorganização de processos com foco em produtividade

Outro aspecto importante é a utilização do software para reorganizar e padronizar os processos, além de documentar e centralizar todas essas informações. Desta forma, é possível avaliar as atividades, buscar sinergias e identificar pontos de melhoria, eliminando retrabalhos, tarefas em duplicidade, relatórios e controles desnecessários. O importante é manter o foco na produtividade, através de soluções tecnológicas capazes de facilitar a operação.

Gestão do conhecimento

Uma preocupação comum ao mundo corporativo, é a gestão do conhecimento, pois esse conceito engloba todo o know-how e a competência da empresa, por isso, demanda cuidado e atenção. Através do software, também é possível centralizar documentos corporativos, além de compartilhar os arquivos com as equipes e outras organizações, interna e externamente, de forma segura. Além disso, mantém os registros e facilita as buscas e atualizações necessárias. Enviar e receber dados passa a ser uma prática simples, eliminando a chance de perda de documentos.

Redução de custos e desperdícios

Com a otimização dos processos e da comunicação interna, há também uma sensível redução de custos, que envolve telefonemas e deslocamento de colaboradores entre escritórios, por exemplo, e também de desperdícios, em especial, de tempo e recursos humanos, que devem estar direcionados a realização de atividades realmente importantes para a empresa.

Gerenciamento de tarefas

O gerenciamento ativo das tarefas pode ser conseguido por meio do mesmo software, uma vez que a ferramenta permite delegar tarefas, controlar pendências por projeto, estabelecer níveis de prioridade, acompanhar prazos de execução e entregas, e ainda organizar atividades diárias. Desta forma, é possível ter uma visão mais ampla das demandas e da performance das equipes.

Relatórios inteligentes

Uma das vantagens do uso de ferramentas colaborativas é o acesso a relatórios inteligentes e integrados, que permitem uma tomada de decisões mais assertiva. Através de gráficos, dados quantitativos e qualitativos, é possível monitorar a produtividade dos colaboradores, atendimentos telefônicos, horas gastas por projeto, índice de satisfação dos clientes, além de diversos outros dados gerenciais.

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Você já ouviu falar em Gerenciamento do Conhecimento?

Para assegurar a troca de informações diárias, é preciso buscar soluções tecnológicas que facilitem o contato, agilizem as tarefas, aumentem a colaboração interna e consequentemente, a produtividade dos times.

Dentre essas soluções, o e-mail foi a ferramenta mais utilizada durante muito tempo, porém, o uso excessivo deste recurso pode ter efeito contrário, piorando o fluxo de informações, de modo que dados importantes não cheguem corretamente ao público alvo. Assim, as redes sociais corporativas começaram a ganhar espaço nas estratégias de comunicação interna, pois são mais completas e oferecem uma série de possibilidades interessantes.

O que são e como funcionam as redes sociais corporativas?

Em uma plataforma online, as redes sociais corporativas reúnem colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros do negócio. Em algumas situações, podem ser restritas apenas as equipes, sem a necessidade de expandir o acesso a terceiros. O formato depende das características e necessidades da própria empresa. Na verdade, trata-se de um novo modelo de comunicação, que vem complementar a lista das ferramentas utilizadas atualmente, como intranets e o próprio e-mail, visando otimizar a gestão e também, o sistema de tomada de decisões.

O que pode ser feito através de uma rede social corporativa?

Conheça algumas atividades que podem ser simplificadas através do uso das redes sociais corporativas.

Conversas pontuais

Os comunicadores internos, semelhantes aos aplicativos mais conhecidos, permitem a troca de mensagens entre colaboradores, de forma imediata e prática. Assim, é possível manter conversas online com profissionais que atuam em outros escritórios ou em home office, por exemplo. Clientes, fornecedores e parceiros podem ser conectados facilmente, propiciando mais velocidade e qualidade aos processos e ao atendimento.

Reuniões e fóruns de discussão

Também é possível criar salas de reunião online e promover fóruns de discussão, com vários colaboradores, sem que haja a necessidade de qualquer deslocamento. Desta forma, fica mais fácil acompanhar os projetos em andamentos, alinhar informações, esclarecer dúvidas, definir prioridades e direcionar os recursos disponíveis.

Compartilhamento seguro de arquivos e documentos corporativos

Por meio das redes sociais corporativas, todos podem armazenar e compartilhar normas, políticas, arquivos e documentos com segurança, sem o risco de perda ou extravio das informações. E ainda permite a busca, a consulta e a atualização destes documentos, sempre que necessário, de maneira simples e rápida.

Padronização de processos

Com uma plataforma estruturada, os processos internos podem ser padronizados e reorganizados, eliminado tarefas desnecessárias ou em duplicidade, e gerando relatórios mais inteligentes e completos, que auxiliam a gestão corporativa.

Gerenciador de tarefas

As redes sociais corporativas também permitem o gerenciamento de tarefas em tempo real. Com esse recurso, é possível delegar responsabilidades, controlar pendências, monitorar prazos, entregas, prioridades e até mesmo definir as atividades diárias.

Tomada de decisões

A tomada de decisões também é beneficiada quando as informações estão centralizadas, os processos reorganizados e as tarefas devidamente gerenciadas. Deste modo, é possível agilizar o planejamento e a execução de medidas estratégicas.

Atendimento online

Outra atividade que pode ser otimizada é o atendimento online. Por meio deste recurso, é mais fácil estreitar o relacionamento entre empresa e clientes, facilitando o contato direto e melhorando a comunicação. Além disso, há ferramentas para registro de telefonemas, tempo dedicado a cada atendimento e acompanhamento da produtividade da equipe.

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Leia também: Como controlar o trabalho de pessoas que não estão dentro da empresa?

Delegar bem é um dos principais desafios de empreendedores.

Neste vídeo, João Roncati, diretor da People+Strategy, conta quais são os principais erros que devem ser evitados.

É muito provável que você nunca tenha parado para pensar sobre os prejuízos reais das empresas associados a falhas de delegação, ou seja, erros de escolha e de engajamento dos talentos para os desafios.

Erros de delegação são, antes de tudo, falhas na gestão dos recursos. Logo, evitá-los deveria ser uma preocupação gerencial de maior atenção.

Listamos a seguir 10 vantagens de adotar um o recurso Gestão de Projetos e Tarefas. Confira!

1. Auxiliar gerentes na delegação, acompanhamento, controle e execução de tarefas.
2. Delega tarefas e controla pendências.
3. Informa em que dia e hora a tarefa foi lida.
4. Organiza e gerencia todo o processo de delegação de tarefas e lembretes.
5. Cria níveis de acordo com suas prioridades na execução de determinadas tarefas.
6. Supervisiona tarefas delegadas e controla os prazos de execução.
7. Lembra atividades importantes.
8. Organiza atividades diárias de forma simplificada.
9. Cada colaborador define os níveis de prioridade, prazos para conclusão e datas específicas para realização de cada etapa do projeto.
10. Possibilita avaliar o desempenho dos colaboradores.

O recurso Gestão de Projetos e Tarefas do software BraZip mySuite

O software BraZip mySuite possui uma ferramenta de Gestão de Projetos e Tarefas, que possibilitará à sua empresa organizar e gerenciar todo o processo de delegação de tarefas, resultando em uma maior produtividade e interação por parte de seus colaboradores.

O BraZip mySuite pode auxiliar no aumento da produtividade e na qualidade dos processos de comunicação. Usado por mais de 5.000 empresas em mais de 10 países como estratégia de negócio para alinhar as áreas funcionais, conquistar e manter clientes, aumentar o envolvimento da equipe e ainda aperfeiçoar o desempenho organizacional.

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