Case de Sucesso

Fatos Contábil Assessoria Empresarial

Fundada em 1993, a Fatos Contábil Assessoria Empresarial une experiência e credibilidade ao atender às necessidades contábeis, fiscais, trabalhistas e financeiras de clientes nos mais diversos ramos de atividade. A Diretora de Marketing da Fatos, Lilian Ribeiro (foto ao lado), fala que qualidade e excelência são princípios da Fatos: “Vendemos conhecimento e credibilidade para nossos clientes e, se deixarmos a qualidade de lado, infelizmente não conseguiremos nos manter no mercado. A ferramenta mySuite veio para somar, trazendo não apenas benefícios diários e subsídios que possamos rastrear as informações de toda a empresa. Uma ferramenta que demonstra a interatividade interna e externa. Acredito que a Fatos foi assertiva na implantação desta ferramenta, que somente veio a agregar.”


A Diretora Geral da Fatos, Alessandra Sousa (foto ao lado), conta que o mySuite auxilia na gestão: “O mySuite nos possibilitou acompanhar prazos de solicitações, registrar informações que possam ser monitoradas, unificou as diretrizes da empresa, nos possibilitou concentrar, em um único local, todo o nosso conhecimento, o que nos facilita muito quando acontece o desligamento de um colaborador.”

 

Alessandra fala ainda sobre Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente usando o software: “O mySuite nos alimenta como um CRM, possibilitando um atendimento alinhado desde a recepção até a entrega dos serviços. Toda a nossa equipe é constantemente atualizada sobre o perfil de nossos clientes.”


A gerente de TI da Fatos, Ângenes Costa (foto ao lado), conta que antes de começar a utilizar o mySuite, a empresa desejava centralizar em uma única ferramenta a organização das solicitações entre departamentos, tarefas e a comunicação empresarial, focando nos dados para controle e visualização de pendências. Ela descreve os problemas que a empresa enfrentava: “Sem o mySuite, não tínhamos um controle das solicitações e tarefas diárias. Devido à existência de vários canais de entrada, como por exemplo email, papel, telefone, etc. Dificultava muito o controle das informações e das solicitações. As ferramentas, os procedimentos operacionais e os treinamentos eram descentralizados. Não era possível a gerência visualizar rapidamente o que estava pendente. Este ponto causava falta de ação junto aos clientes e muitas reclamações.”


A implantação

Ângenes conta como foi a implantação do software mySuite na Fatos: “Conhecemos o mySuite utilizando o help desk do suporte do sistema Asplan. Ficamos interessados e buscamos mais detalhes via internet. Analisamos a ferramenta e gostamos da performance. Evidenciamos que a ferramenta possuía uma amplitude muito maior do que uma simples solicitação para o suporte de TI. No processo de homologação, foram escolhidas várias pessoas-chave e em uma semana de uso a ferramenta já tinha sido aprovada por todos”.


Parceria de Sucesso

Alessandra acredita que o sucesso da parceria entre a Fatos e o mySuite se deu porque os profissionais envolvidos estavam alinhados. “Desde a escolha do sistema pelo nosso departamento de TI, que sempre acreditou muito na ferramenta, o atendimento e o apoio dos técnicos do mySuite, o planejamento e a customização dos recursos para a realidade da Fatos, até a adaptação rápida e muito leve de nossa equipe. Neste processo, observei o quão carente nossa empresa estava por um recurso que realmente solucionasse nossos problemas. Hoje posso explicitar minha satisfação por ter presente em meu dia a dia um recurso que me possibilita admirar o sucesso da minha empresa e dos nossos profissionais”, conta.


“Toda melhoria em nosso processo refletiu diretamente em ganhos financeiros”

A Diretora Geral apresenta os ganhos que a Fatos teve após começar a utilizar o mySuite: “Toda melhoria em nosso processo refletiu diretamente em ganhos financeiros, já que é impossível não ser tomada uma ação de melhoria quando nos deparamos com as informações apresentadas pelo mySuite através do registro das intercorrências e relatórios. É como se o sistema nos apontasse onde estão os problemas, te cobrando diariamente um posicionamento. Ganhamos tempo ao obtermos uma comunicação mais eficaz, melhoramos nossa produtividade utilizando o recurso dos projetos e tarefas deixando nossa equipe mais focada no que deve ser feito, diminuímos o fluxo de e-mails, o que nos agrada muito. Como ganhamos tempo, nossos resultados também melhoraram.”


“Diminuímos o fluxo de e-mails”
“Como ganhamos tempo nossos resultados melhoraram”


Segurança e Confiança

Lilian conta que os clientes sentem segurança em saber que a empresa a qual está contratando possui estrutura administrativa de gestão. Ela aponta ainda que o mySuite contribuiu para a otimização do desempenho organizacional e para o aumento da produtividade, proporcionando ainda um aumento considerável na qualidade de todos os processos dentro da empresa: “Conseguimos ter segurança de todo processo diário, nos possibilitando visualizar os erros existentes e fazer correções diárias. Um ponto fenomenal é a interação direta que temos com nosso cliente, que consegue visualizar o andamento das solicitações e as interações entre a equipe dele e a equipe da Fatos”.


O mySuite como vantagem Competitiva

A Diretora de Marketing identifica uma grande vantagem competitiva da Fatos após começar a usar o software da BraZip Tecnologia: “Percebi que após implantação do sistema mySuite, conseguimos centralizar rotinas diárias no sistema, possibilitando que a gerência consiga de fato o acompanhamento da equipe. Este foi o um ganho precioso, pois é o ponto que várias empresas se queixam”.


Benefícios que o mySuite trouxe para a Fatos

Ângenes enumera os benefícios que o mySuite trouxe para a Fatos Contabilidade:

  • 1. Melhoria na Comunicação Interna e Externa com envio de recados de forma prática e eficiente.
  • 2. Controle de toda a comunicação enviada e recebida.
  • 3. Gerenciamento das informações com a obtenção de mais controle das solicitações internas, tarefas diárias, projetos e pendências.
  • 4. Padronização dos processos e centralização das informações em uma única ferramenta.
  • 5. Redução de spams e perda das informações por email.
  • 6. Registro de intercorrência com facilidade e praticidade.
  • 7. Integração entre os departamentos, podendo obter opiniões sobre um determinado assunto, abertura de dúvidas, reclamações em um tempo de resposta curto.
  • 8. Gerenciamento de pendências e respostas aos clientes através do “help desk”.
  • 9. Consulta com facilidade de procedimentos, informativos e regras internas da empresa através da “Gestão do Conhecimento”.
  • 10. Facilidade na mobilidade de consulta e ações online.

“Nossa equipe nos deu um feedback que hoje não visualiza a Fatos Contábil sem o mySuite”

A gerente de TI conta que a empresa está extremante satisfeita com o mySuite: “Nossa equipe nos deu um feedback que hoje não visualiza a Fatos Contábil sem o mySuite. O trabalho poderia ser feito sem a ferramenta, porém sem qualidade e organização, e o tempo de resposta seria longo. A equipe relatou que uma das grandes vantagens do mySuite é a sua simplicidade, pois conseguimos nos comunicar, gerenciar as informações e os processos de forma simples, rápida, segura e eficiente. É possível fazer uma consulta rápida dos procedimentos operacionais e indicadores de desempenho para tomada de decisões”. As idéias sobre o mySuite foram expostas de forma individual, sendo abordadas isoladamente por cada responsável dentro de sua área, no entanto culminaram para uma mesma linha de pensamento. Ficou claro que a segurança e o registro das informações são fundamentais, uma vez que agilizam e tornam mais eficientes os processos de tomada de decisões, sendo possível, então, obter melhores resultados.

A implantação do mySuite envolveu, além de transformações tecnológicas, um mix de mudanças estratégicas e culturais, agregando a visão da administração holística da Fatos. Proporcionando um conjunto único, um sistema em continua interação onde “tudo é importante” – o cliente, os funcionários e os fornecedores. Apresentando uma perspectiva abrangente da comunicação e integração das informações geradas pela Fatos contribuindo com o alinhamento estratégico da empresa.

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