Fundada em 1993, a Fatos Contábil Assessoria Empresarial une experiência e credibilidade ao atender às necessidades contábeis, fiscais, trabalhistas e financeiras de clientes nos mais diversos ramos de atividade.

A Diretora de Marketing da Fatos, Lilian Ribeiro (foto ao lado), fala que qualidade e excelência são princípios da Fatos: “Vendemos conhecimento e credibilidade para nossos clientes e, se deixarmos a qualidade de lado, infelizmente não conseguiremos nos manter no mercado. A ferramenta mySuite veio para somar, trazendo não apenas benefícios diários e subsídios que possamos rastrear as informações de toda a empresa. Uma ferramenta que demonstra a interatividade interna e externa. Acredito que a Fatos foi assertiva na implantação desta ferramenta, que somente veio a agregar.”

A Diretora Geral da Fatos, Alessandra Sousa (foto ao lado), conta que o mySuite auxilia na gestão: “O mySuite nos possibilitou acompanhar prazos de solicitações, registrar informações que possam ser monitoradas, unificou as diretrizes da empresa, nos possibilitou concentrar, em um único local, todo o nosso conhecimento, o que nos facilita muito quando acontece o desligamento de um colaborador.”

Alessandra fala ainda sobre Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente usando o software: “Atualmente posso considerar que o mySuite nos alimenta como um CRM, possibilitando um atendimento alinhado desde a recepção até a entrega dos serviços. Toda a nossa equipe é constantemente atualizada sobre o perfil de nossos clientes.”

A gerente de TI da Fatos, Ângenes Costa (foto ao lado), conta que antes de começar a utilizar o mySuite, a empresa desejava centralizar em uma única ferramenta a organização das solicitações entre departamentos, tarefas e a comunicação empresarial, focando nos dados para controle e visualização de pendências. Ela descreve os problemas que a empresa enfrentava: “Sem o mySuite, não tínhamos um controle das solicitações e tarefas diárias. Devido à existência de vários canais de entrada, como por exemplo email, papel, telefone, etc. Dificultava muito o controle das informações e das solicitações. As ferramentas, os procedimentos operacionais e os treinamentos eram descentralizados. Não era possível a gerência visualizar rapidamente o que estava pendente. Este ponto causava falta de ação junto aos clientes e muitas reclamações“.

A implantação

Ângenes conta como foi a implantação do software mySuite na Fatos: “Conhecemos o mySuite utilizando o help desk do suporte do sistema Asplan. Ficamos interessados e buscamos mais detalhes via internet. Analisamos a ferramenta e gostamos da performance. Evidenciamos que a ferramenta possuía uma amplitude muito maior do que uma simples solicitação para o suporte de TI. No processo de homologação, foram escolhidas várias pessoas-chave e em uma semana de uso a ferramenta já tinha sido aprovada por todos”.

Parceria de Sucesso

Alessandra acredita que o sucesso da parceria entre a Fatos e o mySuite se deu porque os profissionais envolvidos estavam alinhados. “Desde a escolha do sistema pelo nosso departamento de TI, que sempre acreditou muito na ferramenta, o atendimento e o apoio dos técnicos do mySuite, o planejamento e a customização dos recursos para a realidade da Fatos, até a adaptação rápida e muito leve de nossa equipe. Neste processo, observei o quão carente nossa empresa estava por um recurso que realmente solucionasse nossos problemas. Hoje posso explicitar minha satisfação por ter presente em meu dia a dia um recurso que me possibilita admirar o sucesso da minha empresa e dos nossos profissionais”, conta.

“Toda melhoria em nosso processo refletiu diretamente em ganhos financeiros”

A Diretora Geral apresenta os ganhos que a Fatos teve após começar a utilizar o mySuite: “Toda melhoria em nosso processo refletiu diretamente em ganhos financeiros, já que é impossível não ser tomada uma ação de melhoria quando nos deparamos com as informações apresentadas pelo mySuite através do registro das intercorrências e relatórios. É como se o sistema nos apontasse onde estão os problemas, te cobrando diariamente um posicionamento. Ganhamos tempo ao obtermos uma comunicação mais eficaz, melhoramos nossa produtividade utilizando o recurso dos projetos e tarefas deixando nossa equipe mais focada no que deve ser feito, diminuímos o fluxo de e-mails, o que nos agrada muito. Como ganhamos tempo, nossos resultados também melhoraram.”

Segurança e Confiança

Lilian conta que os clientes sentem segurança em saber que a empresa a qual está contratando possui estrutura administrativa de gestão. Ela aponta ainda que o mySuite contribuiu para a otimização do desempenho organizacional e para o aumento da produtividade, proporcionando ainda um aumento considerável na qualidade de todos os processos dentro da empresa: “Conseguimos ter segurança de todo processo diário, nos possibilitando visualizar os erros existentes e fazer correções diárias. Um ponto fenomenal é a interação direta que temos com nosso cliente, que consegue visualizar o andamento das solicitações e as interações entre a equipe dele e a equipe da Fatos”.

O mySuite como Vantagem Competitiva

A Diretora de Marketing identifica uma grande vantagem competitiva da Fatos após começar a usar o software da BraZip Tecnologia: “Percebi que após implantação do sistema mySuite, conseguimos centralizar rotinas diárias no sistema, possibilitando que a gerência consiga de fato o acompanhamento da equipe. Este foi o um ganho precioso, pois é o ponto que várias empresas se queixam”.

Benefícios que o mySuite trouxe para a Fatos

Ângenes enumera os benefícios que o mySuite trouxe para a Fatos Contabilidade:

1. Melhoria na Comunicação Interna e Externa com envio de recados de forma prática e eficiente.
2. Controle de toda a comunicação enviada e recebida.
3. Gerenciamento das informações com a obtenção de mais controle das solicitações internas, tarefas diárias, projetos e pendências.
4. Padronização dos processos e centralização das informações em uma única ferramenta.
5. Redução de spams e perda das informações por email.
6. Registro de intercorrência com facilidade e praticidade.
7. Integração entre os departamentos, podendo obter opiniões sobre um determinado assunto, abertura de dúvidas, reclamações em um tempo de resposta curto.
8. Gerenciamento de pendências e respostas aos clientes através do “help desk”.
9. Consulta com facilidade de procedimentos, informativos e regras internas da empresa através da “Gestão do Conhecimento”.
10. Facilidade na mobilidade de consulta e ações online.

A gerente de TI conta que a empresa está extremante satisfeita com o mySuite: “Nossa equipe nos deu um feedback que hoje não visualiza a Fatos Contábil sem o mySuite. O trabalho poderia ser feito sem a ferramenta, porém sem qualidade e organização, e o tempo de resposta seria longo. A equipe relatou que uma das grandes vantagens do mySuite é a sua simplicidade, pois conseguimos nos comunicar, gerenciar as informações e os processos de forma simples, rápida, segura e eficiente. É possível fazer uma consulta rápida dos procedimentos operacionais e indicadores de desempenho para tomada de decisões”.

As idéias sobre o mySuite foram expostas de forma individual, sendo abordadas isoladamente por cada responsável dentro de sua área, no entanto culminaram para uma mesma linha de pensamento. Ficou claro que a segurança e o registro das informações são fundamentais, uma vez que agilizam e tornam mais eficientes os processos de tomada de decisões, sendo possível, então, obter melhores resultados.

A implantação do mySuite envolveu, além de transformações tecnológicas, um mix de mudanças estratégicas e culturais, agregando a visão da administração holística da Fatos. Proporcionando um conjunto único, um sistema em continua interação onde “tudo é importante” – o cliente, os funcionários e os fornecedores. Apresentando uma perspectiva abrangente da comunicação e integração das informações geradas pela Fatos contribuindo com o alinhamento estratégico da empresa.

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O Grupo Prisma Consultoria Empresarial atua na área de franchising e contabilidade e realiza consultoria em gestão empresarial e engenharia de negócios. Localizado em Juiz de Fora – MG, o grupo trabalha com empresas que buscam otimizar e expandir suas atividades através do planejamento estratégico e de projetos de investimentos, proporcionando soluções inovadoras e práticas para o sucesso.

Arésio Ribeiro Júnior (na foto, ao centro), diretor do Grupo Prisma, conta que antes de conhecer o mySuite a maior preocupação sempre foi estabelecer com os clientes um alto padrão no trato da informação e na agilidade da resposta e, ao mesmo tempo, evitando a “guerra de papel” provocado pelas trocas de documentos e protocolos físicos.

O grupo já utilizava outro software de gestão da informação, mas este não permitia a inserção do cliente como usuário do sistema. Através da 2001 Tecnologia da Informação, a empresa conheceu a BraZip e o mySuite. Arésio Júnior conta que a ferramenta do sistema mySuite que solucionou este problema foi o Help Desk, “pois é a ferramenta que permite a participação ativa do cliente, bem como o protocolo eletrônico das informações”.

Segundo o diretor do grupo, o mySuite trouxe ganhos significativos para a gestão: “O principal ganho foi a entrada do cliente externo como usuário ativo da ferramenta, extinguindo completamente o uso de emails e protocolos físicos, uma vez que o mySuite cumpre, e muito bem, esta função”.

Os processos internos também melhoraram com o uso do mySuite: “Conseguimos economia de tempo dos colaboradores, aumentamos a eficiência e a eficácia na resolução das demandas impostas pelos clientes”. Com o mySuite, é possível acompanhar e controlar o andamento das demandas e das atividades internas: “Nos possibilitou gerenciar as atividades de todos os departamentos da empresa e a desenvoltura de cada colaborador individualmente”, conta Arésio Júnior.

O diretor conta que o maior paradigma é a “zona de conforto”, tanto dos colaboradores quanto dos clientes. Os novos usuários (clientes e colaboradores) recebem como primeira orientação o uso da ferramenta, o que aumenta o êxito para o uso do mySuite.

Arésio Júnior destaca que, ao começar a usar o mySuite, o Grupo Prisma conseguiu aumento da segurança da informação, redução da burocracia e maior controle das atividades e do rendimento de toda a equipe.

A Atto Gestão Contábil é uma empresa de Contabilidade situada em Americana/SP – Região Metropolitana de Campinas – e atua nas áreas Tributária, Contábil, Societária e Trabalhista.

A empresa foi criada após a percepção de que o mercado precisava de empresas capazes de atender as inovações do fisco, com o surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

No segmento de contabilidade, a informação é o produto final a ser entregue aos clientes. Observando essa situação, fica difícil imaginar a entrega de informações de qualidade, de forma organizada e sistematizada aos clientes, utilizando comunicadores abertos como, por exemplo, Skype ou chat do Facebook, onde os funcionários desviam a atenção e há perda de produtividade e também fazendo troca de email, que tem risco de vírus e perda de dados, não é uma ferramenta 100% segura e não é possível que os gestores tenham leitura com acompanhamento.

Este era o cenário da Atto Gestão Contábil quando buscou ajuda do BraZip mySuite.

William Sferra, Diretor Tributário, fala um pouco sobre a empresa: “Desenvolver junto ao empresário a importância da contabilidade para o resultado do negócio, adequar questões societárias, tributárias e administração de pessoal são nossos desafios quanto prestadores de serviços contábeis. Trabalhando internamente e no cliente, utilizamos tecnologia e sistemas de transmissão que resultam em maior segurança e agilidade. Somos uma empresa contábil e temos como produto final, a organização do cliente, a redução da carga tributária e a maximização do resultado do cliente ao apoiar sua estratégia operacional”.

O software mySuite foi adotado para auxiliar a Atto a cumprir a sua missão. “Com início do mySuite, nós diretores e colaboradores podemos sentir que as informações estavam à disposição de todos, com clareza, organização e velocidade. Quebramos paradigma do uso de e-mail e mensagens instantâneas, as informações internas passaram a ser sistematizadas e organizadas nos vários módulos do sistema. A comunicação com todos encurtou-se muito. A ferramenta mySuite é a base para nossa organização do Programa de Qualidade que estamos implantando, para muito em breve termos a certificação ISO 9001:2008”, afirma o diretor tributário. O mySuite trouxe a solução de comunicação que a empresa precisava para cumprir seu papel com qualidade.

A empresa tinha um desafio em relação ao mySuite: eles conheciam o funcionamento da ferramenta, mas temiam como os clientes iam enxergar essa novidade. Para mudar os padrões eles foram implementando a ferramenta aos poucos. William conta que “o início do uso do mySuite foi apenas interno com uso do Comunicador On-Line, Recado e Gestão do Conhecimento. Tivemos receio da receptividade dos clientes ao usarem a Central de Relacionamento no lugar do e-mail (tradicional), mas, para nossa grande e boa surpresa, as dificuldade operacionais foram poucas e os elogios pela ferramenta estão, a cada dia, sendo maiores”.

De acordo com William Sferra, agora é possível acompanhar a troca de informações internas e externas, organizar e controlar o trabalho de toda a equipe e também ter o feedback dos clientes. “A maior vantagem do mySuite é poder ter acesso de toda a troca de informação interna e com os clientes em um único e simples local, acompanhar os prazos das solicitações e a avaliação do cliente sobre nosso trabalho apresentado”, conta o diretor.

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Para manter um escritório de contabilidade, é preciso ter conhecimento sólido, experiência, conhecer o mercado e enfrentar os desafios de relacionamento e informação da atualidade. Além disso, clientes esperam assertividade no gerenciamento de documentos e procedimentos prestados.

O mercado precisa de profissionais capacitados para executar os serviços oferecidos pela empresa de contabilidade e gerar resultados. Na atualidade sobram oportunidades, mas faltam profissionais qualificados e empresas voltadas para a mais valia do mercado: relacionamento.

Conquistar uma equipe qualificada, motivada, capaz de atender às necessidades e requisições do mercado, comprometida com as questões e necessidades do cliente é um dos maiores desafios encontrados pelas empresas contábeis. Nesse segmento, a rotatividade de colaboradores é muito expressiva e prejudica o bom direcionamento e andamento das atividades nas empresas.

A qualificação profissional, a disseminação das informações e conhecimentos dentro da empresa é a saída para manter a equipe motivada, evitando o turnover.

O sucesso das empresas contábeis dependerá também da abertura para lidar com desafios e do gerenciamento de oportunidades. A experiência e o conhecimento de cada um devem ser compartilhados com a equipe. A gestão do conhecimento inclui a localização, partilha e disseminação das informações dentro da organização. O segmento contábil está em constante evolução. Acompanhar e disseminar o conhecimento são tarefas complexas.

Para auxiliar as empresas que procuram atualização e dinamismo, o mercado disponibiliza soluções que colaboram na gestão do conhecimento. Essas ferramentas aumentam o acesso da equipe às informações e facilitam a partilha do conhecimento. A gestão do conhecimento evita a desinformação e o retrabalho.

Além do excelente relacionamento com a equipe, a gestão do relacionamento com o cliente nunca foi tão significativa. O cliente tornou-se mais exigente com a entrega das suas demandas. É preciso entender o comportamento desse cliente, necessidades, buscas e oferecer atendimento de alto nível, demonstrando prioridade às necessidades dele. Invista também na troca de ideias e ouça sempre. Esses são alguns dos recursos para aperfeiçoar a sua gestão do relacionamento com o cliente. Invista em ferramentas de comunicação que garantam canal direto entre o escritório e o cliente. Facilite e fomente o diálogo. Seu cliente é um bem para sua empresa, a concorrência é grande e está de olho no mercado.

É primordial para se manter no mercado empregar dinamismo, pesquisa, qualificação, gestão da informação, prioridade no atendimento ao cliente e sempre mapear e gerenciar os riscos envolvidos. As assessorias contábeis sadias aprimoram todos esses quesitos continuamente.

Ontem nosso diretor José Guimarães e nossa executiva de novos negócios Vânia Serafim participaram do evento realizado pela INFOFISCO, em Muriaé.

Agradecemos à Representação Infofisco Cataguases pela oportunidade de apresentar nosso produto mySuite, que auxilia os escritórios de contabilidade a conquistar a excelência no atendimento!

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